自分の組織以外の人に予定表を共有するということはやっていたのですが、久しぶりにやろうとしたら、出来なくなっていて、その原因がわかったので、共有します。
どなたかの助けとなればと思います。
Outlookで予定表を共有しようとすると、「権限がないため、予定表を 〇〇 と共有できません。」とエラーになる。
わたしの記憶では以前、予定表の共有を検証したときに、出来るようにしたのにおかしいなということで今回の調査となりました。
いつから出来ていたのかわかりませんが、M365管理センターの「組織設定」に「予定表」の項目が出来ていました。
設定を確認すると、外部共有のチェックボックスが空欄でした。外部共有が出来なかった原因の１つはこれでした。
外部共有にチェックを入れて、「保存」します。
おそらく、M365をデフォルト設定で使っている方は、この予定表の外部共有にチェックを入れることで、他の組織の方との予定の共有が可能になると思います。
予定表を外部の方と共有するためのポリシーは、Exchange管理センターの「共有」のところにあります。
共有には、「組織の共有」と「個別共有」があります。
組織の共有は、組織同士で互いを信頼することで結べるものです。予定表の中の空き時間は見えるものの、予定の中のタイトルや場所などの情報を見る権限にできません。
個別の共有は、共有したい相手に個別に送るものです。個別の共有を送った相手に、予定のタイトルや場所など組織の共有よりも詳細な情報まで共有することができます。
さて、今回は、個別共有なのですが、個別共有にはデフォルトで「既定の共有ポリシー」があります。M365をデフォルトで利用していると、このポリシーは存在し、有効になっているはずです。
個別共有の「既定の共有ポリシー」は、M365でユーザーを作成すると、デフォルトで割り当たっているポリシーになります。ユーザーに割り当たっているポリシーは、Exchange管理センターのメールボックスで対象のユーザーを選択し、メールボックスポリシーの中の「共有ポリシー」で確認することができます。
M365のデフォルト設定では、共有ポリシーは「既定の共有ポリシー」となっていると思います。そのため、外部共有を有効にすると、外部の方へ予定表の共有が可能となります。
わたしの場合は、共有ポリシーを既定のポリシーではなく、自分で作成していました。
以前に検証した際は、このポリシーで予定表の共有が出来ていたのに・・・何かがおかしいようです。
GUI上では、あやしいところが見当たらなかったので、PowerShellで確認できることを探していたところ、ありました。GUIでは見えませんが、共有ポリシーにはEnable・Disableの状態があり、PowerShellでは確認と変更ができるようです。
ExchangeOnlineにPowerShellで接続し、確認します。
※PowerShellにExchangeOnlineManagementモジュールをインストール、インポート済みでしたら、インストール部分は省略ください。
> Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
> Import-Module -Name ExchangeOnlineManagement
> Connect-ExchangeOnline
> Get-SharingPolicy共有ポリシーの状態を確認したところ、自分で作成していたポリシーが、無効となっています。こちらを有効にします。
> Set-SharingPolicy "〇〇環境（LimitedDetails）" -Enabled $true共有ポリシーを「有効」にできました。
これで、予定表を外の方に共有できるようになりました。
・予定表の共有ができないときは、M365の組織設定の共有が有効か確認
・共有ポリシーが存在していて、ユーザーに割り当てられているかを確認
・上の二つを確認してもダメな場合は、共有ポリシーが有効かをPowerShellで確認